Tipps zur erfolgreichen Suche und Sicherung neuer Praxisfläche(n)

1. Fangen Sie mit der Planung und Suche der neuen Praxisfläche frühzeitig an.

Die Suche von „Büro-/Praxisflächen“ als neuen Praxisstandort ist der Beginn zu einem ereignisreichen und Weg. Die Zielstellung heißt Praxiseröffnung in einem vorbestimmten Gebiet, Stadtteil oder Landkreis. Zunächst verfügen Sie über eine konkrete Idee und einen Zeitrahmen, in dem Sie ihr Projekt „Praxisgründung oder Praxisverlagerung“ planen.

Rechnen Sie zum Beginn Ihrer Praxisstandortsuche mit 12 – 18 Monaten, bis zum Tag der feierlichen Praxiseröffnung.

Falls Sie bereits über konkrete Angebote an potenziell geeigneten Praxisflächen verfügen, haben Sie mitunter bereits 1/3 des Weges geschafft. Die Suche nach  Praxisräumen in bestehenden Gebäuden gestaltet sich oftmals langwierig.

Viele der vermeintlichen „Büro-/Praxisflächen“ auf Immobilienportalen sind zu klein, ungünstig geschnitten, haben zu wenig Tageslicht, können nicht barrierefrei erschlossen werden oder bieten eingeschränkte Möglichkeiten zur optimalen Praxisgrundrissplanung.

2. Bereiten Sie sich gut vor

Gehen Sie als Suchende:r davon aus, dass in der Regel Niemand über die technischen, konstruktiven und rechtlichen Anforderungen an eine künftige Praxisfläche und an das Gebäude informiert ist. Machen Sie sich daher vorher über Ihren tatsächlichen Mindest.-Flächenbedarf Gedanken und suchen auch nur Flächen in dieser Range = Mindestbedarf+50m².

3. Die passenden Partner ins Boot holen

Zur gründlichen Vorbereitung zählen auch die Auswahl passender Partner an Ihre Seite. Sie benötigen zunächst fundierte Unterstützung und Beratung zur Vorauswahl des Standortes und Besichtigung von potenziellen Objekten. Der künftige Verkauf von Medizintechnik und der Praxiseinrichtung sollte in dieser frühen Projektphase noch lange keine Rolle spielen.

Die Eckdaten zur Objektsuche

Nutzfläche (m²)

Die künftige Größe Ihrer Praxisfläche unterscheidet sich je nach Fachrichtung, Anzahl der Behandler:in und Personal. Für eine Hausarztpraxis > 150 m² und Zahnarztpraxis > 180 m².

Flächenbedarf von Facharztpraxen

Barrierefreiheit

Die Fläche muss von der Straße bis ins Untersuchungszimmer barrierefrei zu erreichen sein. Dies betrifft Stufen und Treppen wie Durchgangsbreiten und Türöffnungen. Alternativ ist zu prüfen, ob eine konstruktive Lösung möglich ist.

Tageslichtanteil

Der Tageslichtanteil muss mindestens von zwei Seiten des Gebäudes gegeben sein. Besser sind drei Seiten oder umlaufend, für die optimale Anordnung aller Arbeitsräume und eine ausreichende Lüftung.

Planungsfreiheit

Der Grundriss sollte möglichst frei veränderbar sein. Je weniger Wände und damit Räume frei planbar sind, desto höher fallen Ihre Kompromisse oder der notwendige Platzbedarf (m²) aus.

4. Starten Sie die Objektsuche

Sie haben durch eigene Recherche auf Immobilienportalen oder über Makler eine passende Praxisfläche in der engeren Auswahl. Was nun?

Zunächst benötige Sie vor allem Klarheit und den souveränen Überblick. Auf den ersten Blick ist alles glasklar und wenn Sie näher darüber nachdenken oder mit Ihrer Steuerberater:in über die wirtschaftlichen Details sprechen, poppen unzählige neue Gedanken und Fragestellungen auf.

Von der ersten Sekunde des Projektes bis zur erfolgreichen Praxiseröffnungen gibt es drei feste Projektgrößen, denen sich alle Entscheidungen, Themen und Aspekte zuordnen lassen. Diese bietet Ihnen Orientierung und die Möglichkeit Prioritäten zu setzen um Ergebnisse für sich und Ihre weiteren Entscheidungen bewerten zu können.

Qualität

Mit Qualität lässt sich üblicherweise der Planungsinhalt und Umfang beschreiben und damit das verbundene spätere Arbeitsergebnis.

Kosten

Mit Kosten wird der Ressourceneinsatz wie Architekt-/Innenarchitekt:in, Fachplaner, bauausführende Gewerke, Praxiseinrichtung, Ausstattung und die damit verbunden finanziellen Mittel verbunden.

Zeit

Der Begriff Zeit bezieht sich auf die Projektdauer und damit den für Sie frühestmöglichen oder spätestens Termin zur Praxiseröffnung.

Anhand der drei Projektgrößen Qualität, Kosten & Zeit lässt sich bereits zu Beginn festlegen, welcher der drei Aspekte nahezu zu 100% erfüllt werden soll und in welchen Bereichen Sie bereit sind Kompromisse einzugehen. Falls Sie aufgrund eines auslaufenden Praxismietvertrag zeitlich limitiert sind, erfährt die Einhaltung  von Terminen bis zum Tag-x  eine höhere Priorisierung als einzelne Qualitätskriterien oder die Suche nach dem günstigsten Anbieter im definierten Zeitraum. Die Beispiele lassen sich nun beliebig tauschen und fortsetzen, sollen Ihnen jedoch verbildlichen, dass Sie sich von Beginn an darüber sicher sein können, Ihre Anforderungen nicht alle zu 100% erfüllen zu können/müssen.

5. Die neue Praxisfläche auf Herz und Nieren prüfen.

Es ist ein schönes Gefühl die neuen Praxisräume gefunden zu haben. In Ihrem Kopf spielen Sie bereits die Abläufe am neuen Praxisstandort durch.  Auf dem Grundriss skizzieren Sie Ihre ideale Praxisräume. Was nun noch fehlt ist der Mietvertrag und Bauunternehmen die die Flächen nach meinen Vorstellungen umbauen.

Für Ihre maximale Absicherung und Entscheidungsgrundlage sind die folgenden fünf Schritte „durchzuspielen“! Es gilt aber nicht nur sich selbst vom Projekt zu überzeugen und ringsherum abzusichern. Zahlreiche Projektteilnehmer und Partner sind mit verlässlichen Informationen abzuholen und Teil einer erfolgreichen Projektumsetzung.

Die Machbarkeitsprüfung potenzieller Praxisflächen richtet sich zunächst auf die Prüfung oder den Ausschluss von K.O.-Kriterien. Dies sind Barrierefreiheit, Statik, Brandschutz oder konstruktive-/technische Konstellationen eine Umsetzung unmöglich machen oder als unwirtschaftlich darstellen.

Frühe Erkenntnisse ersparen den Aufwand und späteren Misserfolg auf beide Seiten.

Die erste Konzeption hat zur Aufgabe das künftige Raumprogramm, die Raumfunktionen  und damit die späteren Praxisabläufe innerhalb einer Nutzfläche zu skizzieren. Die trifft sowohl auf Konzeptionen im Bestand als auch für Neubauprojekte zu.

Die frühe Praxiskonzeption muss für den späteren Nutzer den max. Nutzen bieten.

Die baulichen, konstruktiven, rechtlichen und individuellen Anforderungen an die künftigen Praxisflächen müssen zu einem frühen Zeitpunkt zu Papier gebracht werden. Der reine Entwurf des Praxisgrundrisses mit ein paar Türmassen und der Darstellung von Handwaschbecken ist hierzu nicht ausreichend. Rechtlich sicherer und inhaltlich belastbarer ist eine detaillierte und zwischen den Parteien abgestimmte (Schnittstellen) Ausbaubeschreibung als Anlage zum Mietvertrag.

Alles was vor der Vertragsunterzeichnung nicht festgehalten und vereinbart ist, führt anschließend zu Problemen.

Eine Kostenermittlung für die Neu-/Errichtung von Praxisräumen ist sowohl für den Investor als auch den Nutzer*in Pflicht! Die „Ausbaukosten“ betreffen alle Baukonstruktive und -technischen Leistung3n der Kostengruppe (KG) 300 + 400. Die Baunebenkosten 10 – 20% der KG 700 sind hierbei mit zu beachten.

Eine solide Kostenschätzung für den geplanten Praxisausbau ist für beide Vertragsparteien wichtig.

Ein Vertag kommt in der Regel nicht ohne Terminvereinbarungen aus. So zum Beispiel der Zeitpunkt der Flächenübergabe an der Nutzer*in, Zeitpunkt der Nebenkostenzahlung, Beginn der vollen Mietzahlung, Übergabe der Nutzungseinheit usw. … Alles vertraglich verpflichtende Punkte, zu einem sehr frühen Zeitpunkt. In der Regel hat das Projekt Praxisausbau noch nicht die Planungstiefe zur Bestimmung verbindlicher Vertragsfristen. Es ist dennoch möglich und elementar wichtig, den Projektablauf vorauszuplanen und in einem Zeitplan zu fixieren.

Planungssicherheit ist für den Bauablauf, aber auch für Ihre individuelle Planung nachfolgender Leistungen und individueller Termine wichtig.

6. Alles mobilisieren zur vertraglichen Sicherung des künftigen Praxisstandorts

Mit Blick auf eine vertragliche Einigung zwischen zwei Parteien oder mehren gilt am Ende nur das was schriftlich fixiert ist. Als Anlage zum Mietvertrag oder gelegentlich auch zum Kaufvertrag zählen die Anlagen zum Vertrag. Dies sollten sein: Entwurfsplanung, Ausbaubeschreibung und die Projektzeitenplanung. Dies geschieht ausschließlich in Ihrem Interesse! Vor dem eigentlichen Startschuss sind die genannten Punkte bestmöglich zu bearbeiten und als Arbeitsergebnisse den Projektbeteiligten vorzulegen. Die „Vorinvestition“ zahlt sich im weiteren Projektverlauf mehrfach für Sie aus und schützt Sie nachvertraglich vor unumkehrbaren Ereignissen bzw. Ergebnissen.

Falls Ihnen dies Vorgehensweise zu komplex, langwierig und teuer erscheint, so können Sie sich jederzeit an die Heilberufe Projekt UG wenden.

Die beschriebenen Punkte der Machbarkeitsprüfung, Konzeption, Ausbaubeschreibung, Kostenschätzung und Projektzeitenplanung lassen sich innerhalb kurzer Zeit umsetzen und mit den Projektbeteiligten und Vertragsparteien abstimmen.

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